Asi každým, že při úřední práci vznikají hory nejrůznějších dokumentů. Ty mnohdy obsahují citlivé údaje o lidech, jako je jejich rodné číslo, adresa, ale i další, které je z různých důvodů potřeba zde uvádět.
Avšak naprostou většinu z nich není nutné uchovávat navěky. Mnohdy jsou relevantní jen nějakou dobu, nejčastěji několik let. Tato lhůta, po kterou musí být uchovávány, je pro každý typ dokumentu jiná a je stanovena zákonem.
Po uplynutí této doby je vhodné je zlikvidovat. Jde především o úsporu prostoru – je zbytečné je uchovávat, a archivy úřadů nejsou neomezené. Navíc by byl po čase velký problém se v nich vyznat.
Ovšem otázkou je, jak se jich zbavit. Jednoduše je vyhodit do koše nelze, neboť, jak již bylo řečeno, často obsahují citlivé údaje. Proto se volí poněkud jiný způsob likvidace. Například pravidelně provádí skartace dokumentů – Praha. Jednoduše řečeno jde o proces, kdy se dokument rozstříhá ve speciálním přístroji na tak malé kousky, že jej již nelze sestavit dohromady. Ty se následně vyhodí.
Zní to jednoduše, a prakticky v každé kanceláři najdeme skartovací přístroj. Je to proto, že úředníci si občas potřebují udělat poznámku s citlivými údaji. Tu je pak, když už ji nepotřebují, nutné zlikvidovat skartací.
Ovšem u velkých úřadů, jako je již zmíněná Praha, se jedná o velké množství dokumentů, kterých je potřeba se zbavit najednou. Proto bývají najímány externí skartační firmy, jako je ekoskart.eu. Ty mají poněkud větší přístroje, než jsou klasické kancelářské skartovačky. Jsou vybaveni k tomu, aby si s velkým objemem dokumentů poradily.
Proč je ale úřady najímají? Nebylo by levnější, kdyby tyto papíry úředníci skartovali sami? Popravdě, nebylo. Vzhledem k množství skartovaných papírů by trvalo příliš dlouho, než by byly všechny zlikvidovány, a během té doby by úředníci nemohli dělat svou práci. A to by se rozhodně nevyplatilo.